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SmartPath - Rechtliche Grundlagen
CapeVision
Rechtliche Grundlagen zur E-Rechnung

Umsatzsteuerrechtliche Grundlagen der Rechnung

Eine Rechnung ist wichtiger Bestandteil des Umsatzsteuersystems, denn sie ist Nachweis und Berechtigung für den Käufer zum Vorsteuerabzug. Voraussetzung dafür ist die ordnungsgemäße Erstellung derselben nach §§ 14, 14a UStG. 

Seit dem Jahr 2011 ist das Umsatzsteuergesetz vereinfacht, womit auch die Anforderungen an elektronische Rechnungen reduziert sind. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 Satz 8 UStG n. F. eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Eine elektronische Signatur ist dabei nicht mehr verpflichtend.

Signaturen: Signaturen sind immer dann in einem elektronischen Geschäftsprozess Voraussetzung, wenn die Integrität einer Person und/oder die Unveränderbarkeit eines übermittelten Dokumentes sichergestellt werden muss. Es wird in fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen unterschieden, wobei letztere per Gesetz einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.

Gesetzeskonforme Übermittlung einer Rechnung

Laut Dokument des Bundesfinanzministeriums zur Vereinfachung des Umsatzsteuergesetzes werden „Papier- und elektronische Rechnungen […] ordnungsgemäß übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind; sie sind auch inhaltlich ordnungsgemäß, wenn alle erforderlichen Angaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten sind."

Das bedeutet, die elektronische Rechnung ist der Papierrechnung jetzt komplett gleichgestellt. Auch die Prüfung der Rechnung ist damit vereinfacht worden. Für den Fall einer elektronischen Rechnung mit qualifizierter digitaler Signatur ist eine entsprechende Signaturprüfung (Verifikation) erforderlich. In jedem Fall ist zudem ein innerbetriebliches Kontrollverfahren notwendig, mit dem der Rechnungsempfänger die Rechnung prüft. Dieses kann für elektronische Rechnungen identisch zu dem bei Papierrechungen ein.

Innerbetriebliche Kontrollverfahren: „Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen, sofern keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet oder die Rechnung per elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wird (vgl. Absätze 7 bis 10), durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen kann, gewährleistet werden)." (§ 14 Abs. 1 Satz 5 und 6 UStG).

Verifikation: Im Kontext des elektronischen Rechnungsaustausches sind Rechnungsempfänger grundsätzlich zur Durchführung einer Verifikation der auf das Rechnungsdokument seitens des Versenders aufgebrachten elektronischen Signatur verpflichtet, wenn Sie vom Recht des Vorsteuerabzuges Gebrauch machen wollen.

 

Sofern der Rechnungsempfänger nachweisen kann, dass die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug gemäß §15 UStG gegeben sind, kann die Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens im konkreten Einzelfall übrigens nicht zu einem Versagen des Vorsteuerabzugs führen!

Die Verfahrensdokumentation der SmartPath-Plattform ist hinsichtlich des Rechnungsversands und ‑empfangs juristisch erfolgreich auf Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführungssysteme (GoBS) geprüft worden. 

 

Rechtmäßige Aufbewahrung einer Rechnung

CapeVision verweist auf die Archivierungspflicht (elektronischer) Rechnungen und empfiehlt grundsätzlich eine Überprüfung des implementierten Nutzungsprozesses durch einen Wirtschaftsprüfer.

Nach § 14b UStG sind Papier- und elektronische Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden (§ 14b Absatz 1 Satz 2 UStG n. F.).

Das Bundesminsterium für Finanzen weist darauf hin, dass durch den Charakter und die verschiedenen Arten von elektronischen Rechnungen sich für Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger je nach der Art der Datenübermittlung unterschiedliche Anforderungen an die Aufbewahrung ergeben können.

 

Quelle:

Bundesministerium der Finanzen: Umsatzsteuer; Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011  http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2012-07-02-Vereinfachung-der-elektronischen-Rechnungsstellung.pdf?__blob=publicationFile& (04.November 2014)

 

Weitere Informationen finden Sie auch hier: